En esta página se detallan las funciones de la Agenda de Calendae. Si no encuentra la respuesta que busca, escríbanos a contact@calendae.com y haremos todo lo posible por ayudarle.

Presentación

Esta página consta de tres apartados, divididos por un trazo vertical:

A la izquierda, se encuentran la navegación con el calendario y los enlaces a las opciones.

En el centro está la agenda, que muestra los eventos.

A la derecha, según la opción de visualización y el tipo de agenda que haya elegido, está la lista de los 10 próximos eventos.

A pie de página, está el área de introducción de los eventos.

Navegación – Área de la izquierda

Principalmente, se efectúa desde el calendario. Puede seleccionar un mes en el menú desplegable de debajo del calendario, y luego una semana, pulsando su número, o un día, pulsando el día deseado.

Con las flechas (< y >) puede pasar rápidamente al mes, semana o día anterior o posterior.

Los formatos de visualización de la agenda (día, semana, mes), se encuentran en el área central.

La agenda del día detalla, para el día seleccionado, la lista de eventos. En la parte superior, bajo la fecha, aparecen los eventos válidos para todo el día. Abajo aparecen todas las horas del día. Las horas iniciales y finales del día se definieron al suscribirse. Pueden modificarse en el apartado «Parámetros»). Los eventos se detallan por su hora inicial. Un fondo verde permite ver la duración del evento durante el día.

La agenda de la semana detalla, para la semana seleccionada, la lista de eventos. Bajo el número de la semana, aparecen todos los días de esa semana. Aparecen los eventos correspondientes a cada día, con el siguiente orden de prioridad: primero los eventos que abarcan todo el día, y después los eventos puntuales, en orden cronológico por su hora inicial.

La agenda del mes detalla, para el mes seleccionado, la lista de eventos. Bajo el mes, un cuadro ordenado por semanas muestra los eventos, las horas iniciales y finales y el tipo o, en su defecto, los 10 primeros caracteres del texto.

Los 10 próximos eventos – Área de la derecha

Esta sección detalla los próximos eventos (10, como máximo) previstos a partir del momento presente.

Formulario de creación/modificación

Este formulario aparece a pie de página de la agenda, tramado. Con él se puede crear un nuevo evento o modificar uno ya existente. Existen dos modelos de formulario: de manera predefinida, el modelo «Fecha/hora inicial a Fecha/hora final» y el modelo «Fecha/hora inicial y duración». El primer modelo es el más sencillo de utilizar. Pero el segundo es más completo, puesto que en él puede indicar, por ejemplo, eventos para todo el día o para la mañana. Puede pasar de uno a otro en cualquier momento, desde PARÁMETROS, línea «Gestión de horarios de los eventos».

Creación de un evento

La creación (o modificación) de un evento se realiza desde un formulario tramado situado bajo la agenda.

En el botón de la parte inferior derecha, puede leerse «Aceptar». Si aparece el mensaje «Modificar», pulse primero el botón de la parte inferior izquierda «Borrar». Para crear un evento, hay que empezar por redactar el texto y la descripción a la que puede vincular un tipo (Reunión, Cumpleaños, Vacaciones, etc.). Debe cumplimentar al menos uno de esos dos campos.

Luego, debe indicar el comienzo del evento (fecha y, si procede, hora). No olvide que, cuando se navega seleccionando una fecha, una semana o un mes, la fecha inicial del evento varía: si se selecciona una fecha, adopta el valor de dicha fecha, y si se selecciona una semana o un mes, adopta el valor del primer día de dicho periodo.

Después, hay que especificar la duración del evento. Atención: Conviene distinguir los eventos de menos de un día, y los eventos de varios días. En el segundo caso, puede usted precisar si la duración incluye o no los días no laborables (casilla de marcar «Días laborables exclusivamente»), por ejemplo: si un evento comienza un lunes y dura 10 días, concluirá el viernes de la semana siguiente, si está marcada la casilla «Días laborables exclusivamente».

También puede especificar la periodicidad del evento. No se ha predefinido ninguna periodicidad (casilla «Una sola vez» marcada). En el caso de eventos repetitivos (por ejemplo, un cursillo de formación todos los martes y jueves de las 18:00 a las 19:00, o una factura que haya que pagar todos los meses en una fecha concreta), puede utilizar esta opción. Atención: Para una periodicidad de tipo «Días de la semana» (por ejemplo, todos los martes y jueves), hay que utilizar la segunda lista, que le permite seleccionar varios días de la semana sólo con no soltar la tecla «CTRL» mientras selecciona los días que le interesan.

También puede configurar un recordatorio de su evento unas horas o unos días antes de que empiece, por correo electrónico o SMS.

Por último, si ha decidido que una o varias personas tengan acceso a su agenda en consulta simple (cónyuge, amigo, familia, trabajo), puede destinar la visualización de ese evento a una persona en concreto, con lo que permanecerá oculto para las demás.

Si su agenda forma parte de un grupo (agenda compartida), también tendrá una lista de las personas del grupo a las que usted tiene acceso completo. Con esta lista, podrá crear directamente eventos para la agenda de otra persona del grupo. Y sin soltar la tecla «CTRL», podrá seleccionar varias personas para un mismo evento. En tal caso, tendrá que elegir entre la creación de tantos eventos como personas haya seleccionado, y la creación de un evento global. Un evento global es un evento común a varias agendas. Aparecerá en todas las agendas donde se incluya, y sólo usted, como persona que lo ha creado, podrá modificarlo, aplazarlo y eliminarlo de las agendas en cuestión.

Sólo falta aceptar todo para grabar el evento. Una ventana de confirmación (optativa desde la casilla de marcar «Sin ventana de confirmación», encima del botón «Aceptar») muestra el contenido y la validez del evento, lo que permite que se asegure de que se va a grabar tal como usted desea.

Modificación de un evento

Para modificar un evento, debe seleccionarlo en la agenda, pulsando su texto o su tipo. El formulario de creación se convierte en un formulario de modificación, y muestra las características del evento seleccionado que aparecen en los campos correspondientes. El botón «Aceptar» de la parte inferior derecha se convierte en «Modificar». Entonces puede cambiar los valores, y luego confirmar la modificación, pulsando el botón «Modificar». Como opción, le ofrecemos una ventana de confirmación que también permite tener una confirmación antes de la grabación.

Eliminación de un evento

A la izquierda de cada evento contenido en la agenda, aparece una pequeña papelera. Pulsándola, podrá eliminar el evento correspondiente.

Parámetros de la agenda

Al suscribirse, definió usted ciertos parámetros. Puede recuperarlos y modificarlos en la sección «Parámetros» de la franja del inicio de la página.

Su alias, vinculado con alguna de las distintas contraseñas, permite conectarse con su agenda según determinados criterios de acceso (consulte sección siguiente).

1er día de la semana: este parámetro sirve para definir si la agenda de la semana comienza el lunes (como es habitual en España) o el domingo (como es habitual en los países anglosajones).

Formato de visualización predefinido: puede definir qué tipo de agenda (día, semana o mes en curso) desea que aparezca tras la conexión. Por supuesto, luego puede acceder a cualquier otro formato de visualización.

Recordatorio de los 10 últimos eventos: Una sección optativa a la derecha de la agenda indica sus próximos eventos (10 como máximo) previstos a partir del momento presente.

Horarios de un día: estos parámetros sirven para definir el intervalo horario mostrado en una agenda de tipo «Día». Naturalmente, los eventos que quedan fuera de este intervalo aparecerán también, ya sea encima o debajo, según su hora inicial.

Huso horario GMT: este parámetro sirve para definir su hora local para adaptar su agenda.

Los distintos accesos a su agenda

Sólo hay un alias vinculado a su agenda. Debe vincularlo con una de las cuatro contraseñas para acceder a su agenda.

La contraseña 1 le está reservada: permite un acceso completo para visualizar, crear, modificar y eliminar todos los eventos de su agenda.

Las demás contraseñas están destinadas a las personas a las que desea conceder un acceso parcial a su agenda.

La contraseña 2 permite visualizar todos los eventos de su agenda, sin posibilidad de creación, modificación o eliminación de eventos.

Las contraseñas 3 y 4 deben vincularse a una persona. Una vez que haya creado al menos una persona, podrá permitirle consultar los eventos nuevos o existentes.

Las opciones (bajo el calendario de la izquierda)

«Crear un evento» le remite al formulario del pie de página.

«Imprimir esta Agenda» permite abrir una ventana que muestra únicamente los eventos de la agenda en proceso. Esta ventana se puede imprimir, pero también se puede conservar para poder comparar, por ejemplo, dos semanas.

«Buscar un evento» le ayuda a encontrar un evento sin tener que recurrir a la fecha: puede teclear algunas letras del texto o limitar la búsqueda a un tipo. El resultado de la búsqueda se muestra en una nueva ventana para poderlo conservar todo mientras se sigue navegando.

«Agenda(s) Actual(es)»: si forma parte de un dominio, su administrador le puede proporcionar acceso a otras agendas de ese dominio. El menú deplegable le proporciona acceso a todas ellas.

«Estadísticas» abre una nueva ventana dedicada a las estadísticas de la agenda en cuanto a porcentaje de ocupación o de presencia.